Hướng dẫn cách Scan tài liệu trên máy tính đơn giản, chi tiết

Scan tài liệu là việc làm cần thiết giúp bạn có thể lưu trữ văn bản cứng thành một file mềm trên máy tính. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được các bước thực hiện. Vậy, cách scan tài liệu trên máy tính như thế nào? Có thể Scan tạo ra file PDF được không? Bài viết sau đây của Thumuamucin.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu về những điều này.

I. Vì sao nên Scan tài liệu vào máy tính?

Scan tài liệu vào máy tính là việc làm giúp bạn có thể chuyển hóa toàn bộ tài liệu, giấy tờ dạng giấy thành những file lưu trữ trên máy tính. Các tệp này thường có định dạng là file PDF, file Word, file ảnh,…

Scan tài liệu để lưu vào máy tính mang tới cho người dùng nhiều lợi ích như: tiết kiệm không gian lưu trữ, bảo mật tài liệu tối ưu và hỗ trợ tìm kiếm, sắp xếp thông tin dễ dàng, nhanh chóng.

>>> [Giải đáp] Drum máy in là gì? Khi nào cần thay drum máy in

II. Hướng dẫn cách Scan tài liệu vào máy tính đơn giản, chi tiết

• Bước 1: Kết nối máy Scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng với máy tính bằng dây cáp.
• Bước 2: Cắm nguồn điện vào máy Scan hoặc máy in đa năng.
• Bước 3: Bạn cần đảm bảo máy tính của mình đã được cài đặt phần mềm Scanner and Camera Wizard.
• Bước 4: Đặt tờ giấy cần Scan vào máy tính. Tuy nhiên, bạn chỉ được Scan từng mặt một. Nếu cần Scan hai mặt thì bạn cần lật 2 lần.
• Bước 5: Nhấn chuột vào mục Start >> chọn All Programs >> chọn Accessories >> chọn Scanner and Camera Wizard.
• Bước 6: Cửa sổ Scanner and Camera Wizard xuất hiện, bạn hãy nhấp chuột chọn mục Next.
• Bước 7:  Tại Tab Choose Scanning Preferences, bạn hãy kích tùy chọn Picture Type để chọn sao cho phù hộ với giấy quét, tiếp theo ấn chọn mục Next.
• Bước 8: Tại cửa sổ Picture Name and Destination, bạn hãy nhập tên ảnh. Sau đó, bạn chọn định dạng file JPG và chọn thư mục để lưu ảnh sau khi được quét. Tiếp theo, bạn hãy nhấn chuột vào Next.
• Bước 9: Lúc này, máy tính sẽ tự động Scan tài liệu. Tại trang Other Options, bạn hãy nhấn vào mục Nothing >> chọn tiếp mục Next.
• Bước 10: Tại cửa sổ Completing the Scanner and Camera Wizard, bạn có thể xem trước bản tài liệu đã được Scan bằng cách kích vào liên kết hiển thị trong đó. Nếu chưa hài lòng, bạn hãy chọn mục Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences, sau đó điều chỉnh các thiết lập và thực hiện Scan lại từ đầu. Nếu đã hài lòng, bạn hãy ấn chọn Finish để đóng tiện ích và mở thư mục chứa tài liệu vừa được Scan.

>>> Hướng dẫn các cách in 2 mặt trong Word đơn giản, nhanh chóng

III. Hướng dẫn cách Scan tài liệu sang PDF vào máy tính

1. Chọn máy Scan phù hợp

Trên thị trường hiện nay có nhiều loại máy in hiện đại được tích hợp thêm tính năng Scan tài liệu. Để chọn được thiết bị phù hợp, bạn nên dựa vào mục đích sử dụng, giá cả, độ phân giải,…

2. Cài đặt phần mềm Scan

Khi mua máy in, nhà sản xuất sẽ tích hợp phần mềm Scan sang định dạng PDF vào máy cho bạn. Nếu chưa có phần mềm này, bạn có thể tải và cài đặt ứng dụng Softi Scan to PDF và DocPro để quản lý file dễ dàng, thuận tiện hơn.

3. Hướng dẫn các bước Scan để số hóa tài liệu

3.1. Cách Scan tạo ra file PDF

• Bước 1: Khởi động phần mềm Softi Scan to PDF, sau đó kích chuột chọn chuẩn Scan ở trong Select Scanner.
• Bước 2: Tại mục DPI, bạn hãy chọn 200, sau đó chọn Color ở ngay sau ô DPI.
• Bước 3: Chọn mục Show Scanner Dialog rồi bấm chọn Scan.
• Bước 4: Bạn hãy chọn Preview, quét chọn hay điều chỉnh vùng tài liệu Scan, sau đó chọn lại mục Scan.
• Bước 5: Bạn cần xoay tài liệu về hướng thẳng đứng, sau đó tiếp tục Scan trang tài liệu tiếp theo và nhấn Save PDF để lưu file.

3.2. Cách Scan tạo ra file văn bản

• Bước 1: Bạn hãy cài đặt và khởi động phần mềm FreeOCR.net (Nếu đây là văn bản tiếng Anh), sau đó nhấn Open để mở tài liệu đã Scan rồi lưu dưới dạng file hình ảnh.
• Bước 2: Để xem các nội dung tài liệu ở khung bên trái, bạn hãy ấn chọn ORC, sau đó lưu file text.
• Bước 3: Bạn Chọn Clear Text Windows để xóa nội dung và tiếp tục Scan văn bản khác tương tự.

IV. Cần lưu ý gì khi Scan tài liệu từ máy in sang máy tính?

Để Scan tài liệu từ máy in sang máy tính nhanh chóng và không bị lỗi, bạn cần đảm bảo các điều sau:

• Tài liệu được in rõ ràng, không bị mờ, nhòe hoặc nhăn giấy.
• Máy in và máy in được kết nối với nhau ổn định thông qua cáp kết nối.

V. Gợi ý những phần mềm Scan trên máy tính tốt nhất hiện nay

Nhằm đáp ứng nhu cầu Scan tài liệu trên máy tính của người dùng, các nhà phát triển đã nghiên cứu và cho ra đời nhiều phần mềm Scan khác nhau như: Not Another PDF Scanner 2, PDFelement, ScanPapyrus, Advanced Scan to PDF Free, Free Easy Scan to PDF,…

Bài viết trên của Thu Mua Mực In Cũ đã hướng dẫn chi tiết về cách Scan tài liệu trên máy tính. Hy vọng nội dung này đã giúp bạn nắm được các bước thực hiện, từ đó có thể lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ tài liệu trên máy tính hiệu quả, dễ dàng hơn.